เอกสารประกอบการบ นท กบ ญช

Transcription

1 14 เอกสารประกอบการบ นท กบ ญช รายการเง นต าง ๆ ท เก ดข นในธ รก จของสหกรณ ร านค าจะต องม การจดบ นท ก เหต การณ เพ อจะใช เป นหล กฐานประกอบการบ นท กบ ญช การจดบ นท กรายการเง นต าง ๆ เหล าน น จะกระท าได โดยใช เอกสารแบบฟอร มต าง ๆ เป นเอกสารประกอบการบ นท กบ ญช ซ งเอกสารบางอย าง สหกรณ ก จ ดท าข นและใช ภายในก จการสหกรณ เอง บางอย างสหกรณ ท าข นและส งให บ คคลภายนอก และ บางอย างสหกรณ ได ร บจากบ คคลภายนอก ด งน น เอกสารประกอบการบ นท กบ ญช จ งแบ งออกเป น 2 ประเภท ค อ 1. เอกสารภายใน (Internal Documents) เป นแบบฟอร มใบส าค ญท สหกรณ จ ดท าข นเพ อ บ นท กรายการเง นต าง ๆ ภายในก จการ และเก บไว เป นหล กฐาน เอกสารบางชน ดสหกรณ จ ดท าข นเพ อ มอบให แก บ คคลภายนอก เช น ล กหน เจ าหน ผ ถ อห น ต วอย างเอกสารภายใน ได แก ใบเสร จร บเง น ใบน าส งเง น ใบเบ กเง น ใบเบ กส นค า ใบส งส นค า ใบส งซ อ ใบสร ปยอดรายร บประจ าว น ใบสร ปยอด รายจ ายประจ าว น เป นต น 2. เอกสารภายนอก (External Documents) เป นแบบฟอร มใบส าค ญท สหกรณ ได ร บจาก บ คคลภายนอก เช น ใบเสร จร บเง นจากผ ขาย ใบก าก บส นค า เป นต น ส าหร บเอกสารภายในซ งสหกรณ ร านค าจ ดท าข นด งจะกล าวต อไปน เป นร ปแบบเอกสารท ใช ส าหร บสหกรณ ร านค าท จดทะเบ ยนเส ยภาษ ม ลค าเพ ม ร ปแบบเอกสารภายใน ได แก 1. ใบเสร จร บเง น (เอกสารหมายเลข 1 ในหน า 177) ใช บ นท กรายการร บเง น เก ยวก บการร บเง นค าห น การร บเง นจากล กหน ค าส นค า หร อการร บเง นอ น ๆ ท ม ใช การขายส นค า การจ ดท าใบเสร จร บเง นน จ ดท าข นโดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ มอบให ผ จ ายเง นเก บไว เป นหล กฐาน 2. ใบเสร จร บเง น/ใบก าก บภาษ (เอกสารหมายเลข 2 ในหน า 178) ใช เพ อ ร บเง นค าขายส นค าหร อบร การ ส าหร บร านสหกรณ ท จดทะเบ ยนเส ยภาษ ม ลค าเพ ม ซ งเจ าหน าท ขายส นค า เป นผ จ ดท า เม อได ร บเง นค าขายส นค าหร อบร การจากสมาช กและผ ม ใช สมาช ก จ ดท าข นโดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน

2 15 ต นฉบ บ มอบให ผ จ ายเง นค าส นค าเก บไว เป นหล กฐาน ส าเนาฉบ บท 1 มอบให แผนกบ ญช ใช เป นเอกสารประกอบ การบ นท กบ ญช หมายเหต 1. สหกรณ ร านค าจะต องจ ดท าใบก าก บภาษ ให ถ กต องตาม มาตรา 86/4 แห งประมวลร ษฎากร 2. การจ ดท าใบเสร จร บเง น/ใบก าก บภาษ จะต องค านวณ จ านวนเง น ภาษ ขายและม ลค าส นค าให ถ กต อง ตามประมวลร ษฎากรก าหนด 3. ใบก าก บภาษ อย างย อ ใช ส าหร บร านสหกรณ ท จดทะเบ ยนเส ยภาษ ม ลค าเพ ม ซ งร าน สหกรณ ประกอบธ รก จขายส นค าให แก ผ บร โภคโดยตรงและเป นผ ให บร การในล กษณะรายย อยแก บ คคลเป น จ านวนมาก ร านสหกรณ จ งม ส ทธ ออกใบก าก บภาษ อย างย อตามประมวลร ษฎากรก าหนด ใบก าก บภาษ อย างย อ แบ งออกตามล กษณะของการออกได 2 แบบ ค อ 3.1 ใบร บเง น/ใบก าก บภาษ (เอกสารหมายเลข 3/1ในหน า 179) ให ร านสหกรณ ท จดทะเบ ยนภาษ ม ลค าเพ ม ออกใบร บเง น/ใบก าก บภาษ ให แก ผ ซ อส นค าหร อร บบร การท กคร ง เพ อเป น หล กฐานการร บเง นในกรณ ท ผ ซ อส นค าหร อผ ร บบร การไม ต องการใบก าก บภาษ เต มร ป (เอกสารหมายเลข 2) ใบร บเง น/ใบก าก บภาษ น แผนกขายส นค าจะเป นผ จ ดท าและส งให เจ าหน าท ร บเง นเป นผ ร บเง น จ ดท าข น โดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ มอบให แก ผ ซ อส นค าหร อร บบร การ เก บไว เป นหล กฐาน 3.2 ใบก าก บภาษ ท ออกโดยเคร องบ นท กการเก บเง นหร อเคร องคอมพ วเตอร (เอกสารหมายเลข 3/2 ในหน า 180) ใช ส าหร บร านสหกรณ ท จดทะเบ ยนเส ยภาษ ม ลค าเพ มและใช เคร องบ นท กการเก บเง น (Cash Register) หร อเคร องคอมพ วเตอร (Computer) ในการออกใบร บเง นเม อร บ เง นค าขายส นค าหร อบร การ ท งน ร านสหกรณ ท ม ส ทธ ออกใบก าก บภาษ อย างย อ จะใช เคร องบ นท กการ เก บเง นเพ อออกใบก าก บภาษ อย างย อได ก ต อเม อได ร บอน ม ต จากอธ บด กรมสรรพากรก อน ใบก าก บภาษ ท ออกโดยเคร องบ นท กการเก บเง นหร อเคร องคอมพ วเตอร เจ าหน าท ผ ม หน าท ร บเง นค าขายส นค าจะเป นผ ออก และจ ดให ม ส าเนา จ านวน 1 ฉบ บ ต นฉบ บ มอบให แก ผ ซ อส นค าหร อร บบร การ เก บไว เป นหล กฐาน ส าเนา มอบให แผนกบ ญช ใช เป นหล กฐานประกอบการบ นท กบ ญช โดยแนบไปพร อมใบส งเง นค าขายประจ าว น

3 16 4. ใบก าก บส นค า/ใบก าก บภาษ (เอกสารหมายเลข 4 ในหน า 181) ใช ส าหร บ ร านสหกรณ ท จดทะเบ ยนภาษ ม ลค าเพ ม บ นท กการขายส นค าหร อให บร การเป นเง นเช อ ซ งเจ าหน าท ขายส นค าเป นผ จ ดท าใบก าก บส นค า โดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ มอบให ผ ซ อส นค าหร อผ ร บบร การเก บไว เป นหล กฐาน 5. ใบส งซ อ (เอกสารหมายเลข 5 ในหน า 182) ใช ส าหร บร านสหกรณ ท จดทะเบ ยน ภาษ ม ลค าเพ มบ นท กรายการส งซ อส นค า โดยแผนกคล งส นค าหร อผ จ ดการ (ท งน ข นอย ก บโครงสร างการ จ ดแบ งส วนงานและการมอบหมายหน าท ของสหกรณ ) จะส ารวจส นค าในคล งหร อร บใบเสนอซ อจากแผนก ขายว าต องการส นค าใดบ าง แล วจ ดท าใบส งซ อ เพ อขออน ม ต จากผ จ ดการหร อผ ม อ านาจในการอน ม ต ส งซ อ จ ดท าข นโดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ ส งมอบให ผ ขายส นค า 6. ใบน ดเก บเง น (เอกสารหมายเลข 6 ในหน า 183) เป นเอกสารท ใช ส าหร บสร ป ยอดบ ลซ อส นค าต าง ๆ จากผ ขายส นค า แล วระบ ว น เวลาจ ายเง น ท งน ร านสหกรณ ท ค อนข างม ขนาดใหญ ม ปร มาณธ รก จมาก จ งม ความจ าเป นท จะให แผนกการเง นตรวจสอบเอกสารและเตร ยมการจ ายเง น ไว ล วงหน า โดยแผนกการเง นจะจ ดส งใบน ดเก บเง นให แผนกบ ญช เพ อน าใบก าก บส นค าหร อใบส งของ ฉบ บท ระบ ไว ในใบน ดเก บเง น มาตรวจสอบจ านวนเง นและเง อนไขการช าระเง นว าถ กต องตรงก บใบน ด เก บเง นแล วน าใบก าก บส นค าหร อใบส งของแนบไว ก บใบน ดเก บเง น ส งให แผนกการเง น เตร ยมท าเช ค ส งจ ายหร อเตร ยมเง นไว จ ายตามก าหนดว นท ระบ ในใบน ดเก บเง น ใบน ดเก บเง น แผนกการเง นจ ดท าข นโดยจ ดให ม ส าเนาจ านวน 1 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ มอบให ผ ขายส นค าเป นหล กฐานในการร บเง น ส าเนา มอบให แผนกบ ญช ใช เป นเอกสารประกอบการตรวจสอบก บ เอกสารการร บส นค าจากผ ขายก อนส งมอบให แผนกการเง น จ ายเง นให ผ ขาย 7. ใบส งค นส นค า (เอกสารหมายเลข 7 ในหน า 184) ใช ส าหร บบ นท กรายการส งค น ส นค าให ผ ขายส นค าในกรณ ท สหกรณ ร บส นค าไว แล ว ภายหล งสหกรณ พบว าส นค าม ค ณภาพ ชน ด ขนาด ไม ถ กต องตรงตามท ส งซ อ จ งส งค นให ผ ขาย เพ อให ผ ขายออกใบลดหน หร อส งส นค ามาเปล ยนแทน จ ดท าข น โดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน

4 17 ต นฉบ บ มอบให ผ ขายส นค า ส าเนาฉบ บท 1 มอบให แผนกบ ญช เพ อบ นท กลดยอดบ ญช เจ าหน หร อเก บไว เป นหล กฐานเพ อรอใบลดหน จากผ ขาย ใบส งค นส นค าใช เพ อบ นท กรายงานส นค าและว ตถ ด บ แต จะบ นท กลดยอดภาษ ซ อ ได ต อเม อได ร บใบลดหน /ใบก าก บภาษ จากผ ขายแล วเท าน น 8. ใบร บค นส นค า (เอกสารหมายเลข 8 ในหน า 185) ใช ส าหร บบ นท กรายการ ร บค นส นค า จากล กค าในกรณ ท ส นค าช าร ด หร อม ค ณภาพ ชน ด ขนาด ไม ถ กต องตามท ล กค าส งซ อ จ งขอส งส นค าค นให สหกรณ เพ อให สหกรณ ออกใบลดหน หร อเปล ยนส นค าใหม ให แทน จ ดท าข นโดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ มอบให ล กค าเก บไว เป นหล กฐาน ส าเนาฉบ บท 1 ส งมอบให แผนกบ ญช เพ อออกใบลดหน ให ผ ซ อหร อเก บไว เป น หล กฐาน ใบร บค นส นค าใช เพ อบ นท กรายงานส นค าและว ตถ ด บ แต จะน าไปบ นท กลดยอด ภาษ ขายได ต อเม อแผนกบ ญช ได ตรวจสอบแล วว าสามารถออกใบลดหน /ใบก าก บภาษ ได จ งจะบ นท ก ลดยอดภาษ ขาย 9. ใบลดหน /ใบก าก บภาษ (เอกสารหมายเลข 9 ในหน า 186) ใช ส าหร บร านสหกรณ ท จดทะเบ ยนภาษ ม ลค าเพ มบ นท กรายการลดหน ให ล กค า ส าหร บกรณ ท สหกรณ ร บค นส นค าจากล กค า กรณ ส นค าช าร ด หร อม ค ณภาพ ชน ด ขนาดไม ตรงตามท ล กค าส งซ อ จ ดท าข นโดยจ ดให ม ส าเนา จ านวน 2 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ มอบให ล กค าเก บไว เป นหล กฐาน ส าเนาฉบ บท 1 ส งมอบให แผนกบ ญช ใช เป นหล กฐานในการบ นท กบ ญช ข อส งเกต สหกรณ ร านค าจะม ส ทธ ออกใบลดหน /ใบก าก บภาษ ได หร อไม และออก ใบลดหน /ใบก าก บภาษ อย างไรจ งจะถ กต องตามประมวลร ษฎากรน น ให พ จารณารายละเอ ยดกฎเกณฑ ต าง ๆ ซ งได กล าวไว ในภาคผนวก 10. ใบเบ กส นค า (เอกสารหมายเลข 10 ในหน า 187) ใช ส าหร บบ นท กเก ยวก บรายการ เบ กส นค าจากคล งส นค ามาขายให สมาช กและผ ม ใช สมาช ก หร อเบ กมาใช งานในส าน กงานสหกรณ เอง

5 18 การจ ดท าใบเบ กส นค า ให จ ดท าโดยท าส าเนา จ านวน 1 ฉบ บ ด งน ต นฉบ บ มอบให ผ เบ กน าไปร บส นค า และส งให แผนกบ ญช ใช เป นเอกสาร ประกอบการบ นท กบ ญช ส าเนาฉบ บท 1 ต ดเล มไว เป นหล กฐาน 11. ใบเบ กเง น (เอกสารหมายเลข 11 ในหน า 188) ใช ส าหร บบ นท กรายการเก ยวก บ การขอเบ กเง นเพ อจ ายค าใช จ ายต าง ๆ ท ผ ร บเง นไม ม เอกสารแสดงการร บเง นท จะออกให ถ อไว เป นหล กฐาน การจ ายเง นของสหกรณ โดยแผนกบ ญช จ ดท าข นจ านวน 1 ฉบ บ ส งให ผ จ ดการอน ม ต แล วจ งส งให แผนก การเง นจ ายเง นโดยให ผ ร บเง นลงลายม อช อในใบเบ กเง น และส งกล บมาให แผนกบ ญช ใช เป นเอกสาร ประกอบการบ นท กบ ญช เช น ค าเบ ยเล ยงพาหนะ ค าใช จ ายเบ ดเตล ด ฯลฯ 12. ใบส าค ญเง นสดย อย (เอกสารหมายเลข 12 ในหน า 189) ใช ส าหร บบ นท ก รายการค าใช จ ายต าง ๆ ท จ ายจากวงเง นสดย อย และผ เก บร กษาเง นสดย อยต องการเบ กเง นสดใช ค น เง นสดย อย จ งจ ดท าใบส าค ญเง นสดย อยโดยจะต องแนบหล กฐานแสดงการจ ายเง นค าใช จ ายต าง ๆ ใบส าค ญเง นสดย อยน ให จ ดท าข น 1 ฉบ บ 13. ใบสร ปยอดรายร บประจ าว น (เอกสารหมายเลข 13 ในหน า 190) ใช ส าหร บ สร ปยอดรายการร บเง นประจ าว น โดยจ าแนกรายการร บออกตามประเภทรายได ซ งแผนกบ ญช จ ดท าข น เพ อใช เป นใบสร ปหน าใบส าค ญร บเง นต าง ๆ อ กคร ง เช น ใบเสร จร บเง น ฯลฯ และช วยให การบ นท กบ ญช ในสม ดเง นสดร บสะดวกข น 14. ใบสร ปยอดรายจ ายประจ าว น (เอกสารหมายเลข 14 ในหน า 191) ใช ส าหร บ บ นท กรายการสร ปยอดรายการจ ายเง นประจ าว น เพ อน าไปบ นท กบ ญช ซ งแผนกบ ญช จะจ ดท าข นเพ อสร ป การจ ายเง นโดยแนบเอกสารใบส าค ญจ ายต าง ๆ เช น ใบเบ กเง น ใบเสร จร บเง นจากบ คคลภายนอก พร อมท ง การจ ายเช คด วย เพ อเสนอต อผ จ ดการว ารายการจ ายเง นท เก ดข นประจ าว นม อะไรบ าง และช วยให การบ นท ก บ ญช ในสม ดเง นสดจ ายสะดวกข นเช นเด ยวก นก บใบสร ปยอดรายร บประจ าว น 15. ใบโอนบ ญช (เอกสารหมายเลข 15 ในหน า 192) แผนกบ ญช เป นผ จ ดท าข นเพ อ ใช ส าหร บการสร ปประเภทบ ญช กรณ แก ไขข อผ ดพลาดเน องจากบ นท กบ ญช ไว ผ ดหร อใช ส าหร บบ นท ก รายการปร บปร งบ ญช ณ ว นส นป ทางบ ญช หร อบ นท กรายการสร ปประเภทบ ญช ท ไม สามารถบ นท ก ในสม ดเง นสดร บและสม ดเง นสดจ ายได 16. ใบส งเง นค าขายส นค า (เอกสารหมายเลข 16 ในหน า 193) ใช ส าหร บพน กงาน ผ ร บผ ดชอบเก บเง นค าขายส นค าโดยใช เคร องบ นท กการเก บเง น (Cash Register) หร อเคร องคอมพ วเตอร (Computer) โดยบ นท กจ านวนเง นท ได ร บจากการขายส นค า และหากม เง นสดท ได จากการขายส นค าเก นกว า ยอดขายตามใบร บเง นจากเคร องให ถ อเง นสดส วนท เก นเป นรายการเง นเก นใบส าค ญ